Digitalisierung des Einkaufs im mittelständischen Chemieunternehmen

Überblick

Die Hesse GmbH & Co. KG, ein familiengeführtes mittelständisches Chemieunternehmen, sah sich im Einkauf mit Herausforderungen konfrontiert. Operative Tätigkeiten nahmen den Großteil der Kapazitäten ein, während strategische Aufgaben wie Lieferantenmanagement vernachlässigt wurden. Das Unternehmen erkannte, dass eine umfassende Digitalisierung des Einkaufsprozesses notwendig war, um Effizienzsteigerungen zu erreichen und den Wertbeitrag des Einkaufs zu maximieren.

Ausgangssituation

Der Einkaufsbereich der Hesse GmbH war überwiegend mit operativen Tätigkeiten wie Bestellwesen, Auftragsbestätigungsprüfungen und Terminüberwachungen ausgelastet. Diese Aufgaben nahmen etwa 90% der Kapazitäten in Anspruch, sodass kaum Raum für strategische Tätigkeiten wie das Lieferantenmanagement, Performancemanagement oder die Digitalisierung von Prozessen blieb. Dies führte zu einem begrenzten Wertbeitrag des Einkaufs für das Unternehmen, und das Potenzial zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit wurde nicht ausgeschöpft.

Ziele

Die Hesse GmbH setzte sich folgende Ziele, um den Einkauf zukunftsfähig zu machen:

• Reduktion operativer Tätigkeiten: Der Anteil der operativen Aufgaben sollte von 90% auf 10% reduziert werden.
• Steigerung des strategischen Anteils: Die strategische Arbeit sollte im Gegenzug von 10% auf 90% erhöht werden.
• Automatisierung durch digitale Tools: Digitale Werkzeuge sollten eingeführt werden, um operative Aufgaben weitgehend zu automatisieren.
• Optimierung des Lieferantenmanagements: Ein modernes Lieferantenmanagementsystem sollte etabliert werden, um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Lösungsansatz

Die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie erfolgte in mehreren Schritten:

1. Analyse und Identifikation von Optimierungspotenzialen: Eine gründliche Analyse des Einkaufsprozesses zeigte die Bereiche auf, in denen die größten Effizienzsteigerungen möglich waren.
2. Workshops zur Prozessoptimierung: Gemeinsam mit dem Einkaufsteam wurden in Workshops Handlungsfelder identifiziert und Lösungsansätze erarbeitet. Dies förderte die Akzeptanz der Mitarbeiter und ermöglichte eine erfolgreiche Implementierung.
3. Einführung digitaler Tools: Zur Automatisierung wurden digitale Lösungen in die bestehende IT-Landschaft integriert. Diese automatisierten manuelle Prozesse, wie die Bestellabwicklung und Terminüberwachung, und ermöglichten eine höhere Effizienz.
4. Trennung in direkte und indirekte Bereiche: Der Einkauf wurde fachlich in direkte und indirekte Bereiche unterteilt, was eine gezieltere und effizientere Arbeitsweise ermöglichte.
5. Optimierung der Stammdaten: Um die digitalen Tools effektiv nutzen zu können, wurde eine umfassende Überarbeitung der Stammdaten durchgeführt. Dies stellte sicher, dass die Automatisierung präzise und fundierte Entscheidungen ermöglichte.

Umsetzung

Die Umsetzung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit internen und externen Experten. Umfangreiche Schulungen und Workshops sicherten die erfolgreiche Einführung der neuen Prozesse. Ein kontinuierliches Monitoring sowie regelmäßige Feedback-Schleifen ermöglichten die fortlaufende Anpassung und Optimierung der digitalen Lösungen.

Ergebnisse

Die Digitalisierung des Einkaufs bei der Hesse GmbH führte zu beeindruckenden Ergebnissen:

• Reduktion operativer Tätigkeiten: Der Anteil der operativen Aufgaben wurde von 90% auf nur 10% reduziert, was den Einkauf erheblich entlastete.
• Steigerung des strategischen Anteils: Der Anteil strategischer Aufgaben stieg auf 90%, wodurch der Einkauf einen signifikanten Beitrag zur Unternehmensstrategie leisten konnte.
• Effizienzsteigerung durch Automatisierung: Die eingeführten digitalen Tools automatisierten viele manuelle Prozesse, was die Effizienz deutlich steigerte.
• Verbesserte Datenqualität: Die Optimierung der Stammdaten verbesserte die Datenqualität und ermöglichte fundiertere Entscheidungen.
• Modernes Lieferantenmanagement: Das Unternehmen konnte nun verstärkt auf strategische Aufgaben wie das Lieferantenmanagement und Performancemanagement fokussieren, was die Wettbewerbsfähigkeit signifikant steigerte.

Ausblick

Die Hesse GmbH & Co. KG plant, ihre Digitalisierungsstrategie kontinuierlich weiterzuentwickeln und auch in anderen Unternehmensbereichen voranzutreiben. Regelmäßige Audits und Optimierungsprojekte werden sicherstellen, dass der Einkauf stets auf dem neuesten Stand bleibt und kontinuierlich verbessert wird. Die Erkenntnisse und Erfolge aus diesem Projekt werden als Grundlage für zukünftige Digitalisierungsinitiativen im Unternehmen dienen.

Fazit

Die Digitalisierung des Einkaufs bei der Hesse GmbH & Co. KG war ein durchschlagender Erfolg. Durch die Automatisierung operativer Tätigkeiten und die Fokussierung auf strategische Aufgaben konnte der Einkauf signifikant entlastet werden und einen erheblichen Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Die Implementierung moderner digitaler Tools und die Optimierung des Lieferantenmanagements haben das Unternehmen widerstandsfähiger und wettbewerbsfähiger gemacht, sodass es nun optimal für zukünftige Herausforderungen gerüstet ist.