Digitales Compliance Management für mehr Transparenz und Rechtssicherheit

Die Herausforderungen

Vor welcher Herausforderung standen Sie vor der Implementierung der Compliance Management Software Eticor?

Die WHW Hillebrand Gruppe, als chemieverarbeitendes Unternehmen, steht vor zahlreichen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen. 2020 erfolgte eine Umstrukturierung in der Geschäftsführung, die eine umfassende Compliance-Initiative ins Leben rief. Zuvor wurden diverse Einzellösungen verwendet, um diese Anforderungen zu verwalten, was jedoch nicht ausreichte. Um Transparenz und Verantwortlichkeiten zu gewährleisten, startete das Projekt "Legal Compliance". Dirk Gottschalk wurde zum "Legal Compliance Officer (Univ.)" an der Universität Augsburg ausgebildet, um die Integration der neuen ISO 37301 in die bestehenden Managementsysteme zu erleichtern.

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Welches Ziel soll mit der Implementierung von Eticor erreicht werden?

Gemeinsam mit der Unternehmensleitung und dem Fachbereich „Integrierte Managementsysteme“ wurde das Kernteam zum Thema „Legal Compliance“ gebildet. Unterstützt durch die Fachbereiche „Umwelttechnik“ und „Betriebs- und Anlagentechnologie“ sollten alle weiteren Projektschritte in Zukunft koordiniert abgearbeitet werden. Dazu wurde das Projekt „Compliance-Management-System“ im, bei WHW neu eingeführten Projektmanagementsystem „C-Place“, angelegt. Das Projekt wurde auf höchste Priorität eingestuft und innerhalb des Unternehmens als „Muss-Projekt“ klassifiziert. Dabei wurden neben den direkten Zielen wie

1. Klare Definition von Verantwortlichkeiten
2. Regelmäßiger Maßnahmenverfolgung
3. Gap Analyse im Bereich „Rechtssicherheit“
4. Abschaffen der Insellösungen sowie der Erhalt des Compliance Status auf Knopfdruck

auch organisatorische Ziele definiert, die Einfluss auf die gesamte Unternehmensgruppe haben würden. Das waren unter anderem das Schaffen von Transparenz über Compliance Themen in der Organisation, die Schaffung einer nachhaltigen Organisationsstruktur sowie die Durchführung regelmäßiger Compliance Audits.

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Die Lösung

Warum haben Sie sich für Eticor entschieden?

Im Projektteam haben wir uns gemeinsam die Frage gestellt, wie und mit welchen Mitteln wir die genannten Ziele erreichen. Schnell war klar, dass wir neben den fachlichen Ressourcen auch eine Softwareunterstützung benötigen, um die unterschiedlichsten und vielfältigen Anforderungen zu strukturieren. Neben einer Internetrecherche wurde auch das persönliche Netzwerk genutzt, um die Möglichkeiten am Markt zu sondieren. Quelle: Röchling Medical, von Eticor bereits aktiv begleitet.. Gleichzeitig bieten sie im eigenen Unternehmen ein kompetentes Know-how an Projektmanagement. An dieser Stelle schloss sich der ideale Kreis aus „Insiderwissen“, fachlichem Wissen und Methodenkompetenz. Durch Herrn Papenberg konnten Kontakte zu den Verantwortlichen für Eticor im Unternehmen Hesse Lignal hergestellt und von deren Erfahrungen profitiert werden. Dadurch stellte sich auf der einen Seite heraus, dass Eticor genau das richtige Tool für WHW war. Die Analyse der Referenzkunden von Eticor ergab unter anderem die Fa. Hesse Lignal GmbH & Co. KG in Hamm als Eticor-Nutzer. Unser Legal Compliance Officer ist bereits seit Jahren mit den Geschäftsführern der GOcon Consulting sehr eng vernetzt. Beide fungieren interimistisch als Verantwortliche für die IT und die Materialwirtschaft im Unternehmen Hesse Lignal und konnten dort die Einführung erfolgreich gestalten. Auf der anderen Seite wurde auch sehr schnell deutlich, dass für eine erfolgreiche und zeitnahe Einführung der Compliance Management Software Eticor ein professionelles Projektmanagement benötigt wird. Um die Implementierung von Eticor schnell voranzutreiben, hat sich die WHW Hillebrand Gruppe zu einer engen Zusammenarbeit mit der GOcon GmbH als Bindeglied zwischen WHW und Eticor entschieden.

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Wie hilft Eticor bei der Bewältigung der genannten Herausforderungen?

Eticor bildet unsere interne Organisationsstruktur digital ab und ist einfach im Handling. Jeder User bekommt seine Aufgaben zugeordnet und hat jederzeit Einblick zum aktuellen Stand. Bei terminierten Aufgaben wird man entsprechend frühzeitig informiert, um die Aufgaben durchzuführen. So werden die entsprechenden Rollen und User in die Umsetzung von Legal Compliance eingebunden und es entsteht mit der bestehenden Organisation volle Rechtssicherheit. Für die Vollständigkeit und Aktualität der Legal Compliance Aufgaben übernimmt Eticor die Haftung. In vielen Vorschriften und Genehmigungen gibt es Anforderungen, verschiedene Dinge regelmäßig zu überprüfen. Andere müssen im Gedächtnis bleiben, da diese nur in einer bestimmten Situation zutreffen, die unter Umständen sehr selten auftritt, z.B. die Stillsetzung einer Anlage. Hier unterstützen die verschiedenen Softwaremodule der Compliance Management Software Eticor die Mitarbeitenden regelmäßig dabei, sich diese „seltenen“ zu berücksichtigenden Bestimmungen erneut ins Bewusstsein zu holen.

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Wie schafft Eticor einen Mehrwert in Ihrem Unternehmen?

Der Mehrwert im Unternehmen wurde sehr schnell deutlich. Bereits in den ersten Delegationsworkshops, welche dazu genutzt werden, um die aus den Gesetzen und Verordnungen entstehenden Aufgaben in der Organisation an die richtigen Stellen zu platzieren, wurde uns klar, dass viele Themen in der Organisation noch gar nicht an den richtigen Stellen bekannt waren. Es fiel dem Projektteam auch nicht immer leicht, für alle Aufgaben direkt den richtigen Fachbereich oder die richtige Person auszumachen. So wurden oftmals auch Verantwortlichkeiten wieder verändert. Der Mehrwert jedoch ist nun klar die Transparenz über die zu erledigenden Aufgaben sowie die Klarheit über die Verantwortlichkeiten sowie die Rechtssicherheit in der bestehenden Organisation.

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Die Implementierung

Wie verlief die Implementierung von Eticor?

Die Implementierung der Compliance Management Software Eticor lief ganzheitlich betrachtet einwandfrei. Dies ist u.a. der Durchführung des Projektmanagements im Projektteam zu verdanken. GOcon hat als Bindeglied und Projektmanager zwischen WHW und dem Team von Eticor Termine und Workshops organisiert und durchgeführt. Hierzu ein Beispiel: WHW hatte aus den Rechtskatastern ca. 1.200 Aufgaben zu delegieren. In einem Delegationsworkshop über acht Stunden sind zwischen 400 – 500 Aufgaben zu delegieren. Danach ist das Kernteam weiter vorangegangen und hat die Aufgaben weiter mit den einzelnen Fachbereichen delegiert. Die fertige Delegation konnte innerhalb von 4 Wochen an Eticor geschickt werden, sodass dort das System konfiguriert wurde. Gleichermaßen hat das Kernteam auch auf die Dinge hingewiesen, wo es mal hakte, da man in einem kontinuierlichen Lenkungskreis Ergebnisse und den aktuellen Stand mit der Geschäftsführung teilte. So konnten Probleme schnell überwunden werden und man hatte keine Verzögerungen im Projektverlauf.

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Gab es Herausforderungen während der Implementierung? Wenn ja, wie sind Sie und das Team von Eticor diesen begegnet?

Natürlich gibt es bei der Einführung einer Software immer Herausforderungen. Grundsätzlich sind digitale Tools die Zukunft für die Arbeitsweisen im Unternehmen, stoßen aber nicht immer auf Begeisterung. So empfindet der ein oder andere User das Tool als weitere Belastung im Arbeitsalltag. Hier galt es den Fachbereichen das Tool durch weitere Schulungen näher zu bringen und den Benefit für die einzelnen Fachbereiche herauszuarbeiten. Als Beispiel kann hier die Nutzung des neuen Online Schulungsmoduls in der WHW Gruppe genannt werden. Dort können die Aufgaben aus Eticor in Mitarbeiterschulungen münden. Das Projektteam hat die Themen Mensch, Prozesse und Organisation sehr ernst genommen und jeden User und Mitarbeitenden begleitet.

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Welche Aspekte während des Implementierungsprozesses haben Sie als besonders positiv empfunden?

• Schnelligkeit in der Umsetzung gemeinsam mit den Partnern Eticor und GOCon
• Individuelle Begleitung und Umsetzung mit den Usern
• Software, die gelebt und genutzt wird
• Langfristige Ausrichtung: Durch die Begleitung und Akzeptanz des Tools kann sich mittelfristig das Thema Legal Compliance als echter Mehrwert etablieren und es entsteht eine Legal Compliance Kultur im Unternehmen
• Erreichung der gesetzten Zielsetzung

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Ergebnisse und Ausblick

Welche positiven Veränderungen gibt es in Ihrem Unternehmen seit der Implementierung von Eticor?

Die Umsetzung des Projektes hat in erster Linie ein Bewusstsein über Aufgaben aus Rechtsbereichen geschaffen und für Klarheit im Bereich der Verantwortlichkeiten gesorgt. Dieses hat dazu geführt, dass sich die Mitarbeitenden mit den Themen beschäftigen und organisatorische Schwächen aufgedeckt und abgestellt werden konnten.

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Wie wird der weitere Projektverlauf aussehen?

Das Projekt wurde auf alle Standorte der WHW Hillebrand Gruppe erweitert. Wir konnten im Kernteam in bekannter Form weiterarbeiten, sodass wir auch die weiteren Werke der Unternehmensgruppe bis Ende des Jahres im System implementieren wollen.