80% weniger operative Last im Chemieunternehmen

Herausforderung

‍Ein mittelständisches Unternehmen aus der Chemieindustrie, mit rund 450 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von etwa 100 Millionen Euro, stand vor einer erheblichen Herausforderung im Bereich des Einkaufs. Der Einkauf war stark durch operative Tätigkeiten wie Bestellwesen, Auftragsbestätigungen und Terminüberwachung belastet, wodurch wenig Raum für strategische Aufgaben blieb. Dies führte dazu, dass wichtige Themen wie Lieferantenmanagement, Digitalisierung und Performancemanagement vernachlässigt wurden. Das Unternehmen erkannte, dass eine grundlegende Veränderung notwendig war, um die Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern und den Einkauf zu einem strategischen Werttreiber zu entwickeln.

Ziele

‍Die Ziele des Unternehmens waren klar definiert: Der Anteil operativer Tätigkeiten im Einkauf sollte von 90% auf 10% reduziert werden, um den strategischen Fokus von 10% auf 90% zu erhöhen. Gleichzeitig sollten durch die Einführung digitaler Tools operative Aufgaben automatisiert und ein modernes Lieferantenmanagement aufgebaut werden. Diese Maßnahmen sollten dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen und den Einkauf als zentrale Funktion im Unternehmen zu stärken.

Lösungsansatz

‍Um diese ambitionierten Ziele zu erreichen, wurde ein umfassender strategischer Ansatz gewählt. Zunächst erfolgte eine detaillierte Analyse der bestehenden Einkaufsprozesse, um die größten Optimierungspotenziale zu identifizieren. Diese Analyse zeigte klar auf, welche Bereiche dringend einer Verbesserung bedurften.

Daraufhin wurden in Workshops mit dem gesamten Einkaufsteam Prozessverbesserungen erarbeitet. Dieser kooperative Ansatz stellte sicher, dass die Mitarbeiter von Anfang an in den Veränderungsprozess eingebunden waren und die neuen Maßnahmen mittrugen. Ein weiterer entscheidender Schritt war die Implementierung digitaler Tools, die speziell ausgewählt wurden, um operative Tätigkeiten zu automatisieren und sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens einzufügen.

Ein wichtiger Bestandteil der Lösung war die fachliche Trennung des Einkaufs in direkte und indirekte Bereiche, was eine gezieltere und effizientere Arbeitsweise ermöglichte. Beide Bereiche nutzten die gleichen digitalen Tools zur Unterstützung ihrer Prozesse, was zu einer einheitlichen und optimierten Arbeitsweise führte. Darüber hinaus wurde eine umfassende Überarbeitung der Stammdaten vorgenommen, die die Grundlage für eine erfolgreiche Automatisierung schuf.

Umsetzung

‍Die Umsetzung dieses Projekts erfolgte in enger Zusammenarbeit mit internen und externen Experten. Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg war die gezielte Schulung der Mitarbeiter. Durch umfangreiche Schulungen und Workshops wurden die Mitarbeiter mit den neuen Prozessen und digitalen Tools vertraut gemacht, was deren Akzeptanz und Anwendung erheblich förderte.

Ein kontinuierliches Monitoring und regelmäßige Feedback-Schleifen stellten sicher, dass die neuen Prozesse wie geplant funktionierten und bei Bedarf Anpassungen vorgenommen werden konnten. Diese iterative Vorgehensweise ermöglichte es, auf auftretende Herausforderungen flexibel zu reagieren und den Implementierungsprozess kontinuierlich zu optimieren.

Ergebnisse

‍Die Ergebnisse der Digitalisierung des Einkaufs waren beeindruckend: Der Anteil operativer Tätigkeiten wurde von 90% auf 10% reduziert, was den Einkauf erheblich entlastete und Raum für strategische Aufgaben schuf. Der strategische Fokus konnte dadurch auf 90% gesteigert werden, was es dem Einkauf ermöglichte, einen signifikanten Beitrag zur Unternehmensstrategie zu leisten.

Die Einführung digitaler Tools führte zu einer erheblichen Effizienzsteigerung, indem viele zuvor manuell durchgeführte Prozesse automatisiert wurden. Dies führte nicht nur zu einer Entlastung der Mitarbeiter, sondern auch zu einer deutlichen Verbesserung der Datenqualität. Mit einer soliden Datenbasis konnte das Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und den Einkauf strategisch ausrichten.

Ein weiterer Erfolg war die verbesserte Fokussierung auf strategische Aufgaben wie Lieferantenmanagement, Performancemanagement, Warengruppenmanagement und Risikomanagement. Diese neu gewonnene strategische Ausrichtung stärkte die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig.

Ausblick

‍Das Unternehmen plant, den eingeschlagenen Weg der Digitalisierung weiter fortzusetzen und kontinuierlich zu verbessern. Regelmäßige Audits und Optimierungsprojekte sollen sicherstellen, dass der Einkauf stets auf dem neuesten Stand bleibt und sich weiterentwickelt. Die positiven Erfahrungen und Erfolge aus diesem Projekt werden als Grundlage für weitere Digitalisierungsinitiativen im Unternehmen dienen und dazu beitragen, die langfristige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.